La reducción del consumo de papel en la Sociedad de la Información
Por:
Rafael Fernández de Alarcón Subdireccción General de Reputación, Marca y Responsabilidad Social Corporativas de Telefónica) y la División de Gestión Medioambiental (Telefónica I+D)
1. ¿Por qué es importante reducir el consumo de papel?
El consumo de papel está habitualmente asociado con el desarrollo económico y social. En el mundo se consumen cerca de 320 Tn de papel y cartón según la Federación de Industrias Forestales Finlandesas, de las que un 90% se concentra en Norte América, Oeste de Europa y Asia. (45)
Por lo que respecta a España, el consumo de papel en 2004 fue de 7.194.300 Tn. Por habitante se consumieron 167 kg, lejos de lo que consume un ciudadano belga (346 kg), luxemburgués (315 kg) o estadounidense (301 kg). (17)
En los últimos años, hemos sido testigos de un aumento progresivo del consumo de papel al mismo tiempo que las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) se han incorporado con gran ímpetu en todos los ámbitos sociales. Esta situación no deja de ser paradójica por el hecho de que la digitalización de la sociedad parecía que iba a eliminar el uso del papel.
El consumo de papel para impresión y escritura creció por encima del 10% entre los años 1980 y 2000 (36). Asimismo, el 30% del papel que consumimos actualmente corresponde a funcionalidades que hace 10 años no existían. (20)
El uso irresponsable del papel trae como consecuencia enormesdesventajas: restricciones a la movilidad y el teletrabajo, ineficiencia en la organización, barreras al conocimiento, la obligación de disponer de un espacio de almacenamiento para archivo documental, los costes económicos y de ineficacia de los procesos, etc. Estos inconvenientes son especialmente relevantes para una empresa, en la que su consumo procede de varios orígenes: el uso del empleado en su puesto de trabajo, los procesos de gestión interna y los procesos de relación con sus clientes. Por ello, cada vez es más frecuente encontrar iniciativas de reducción del consumo de este material.
Pero existe también una circunstancia que no debe olvidarse, los impactos ambientales de su fabricación (tala de árboles, tratamiento de la madera, reciclado de papel recuperado, etc), en la que se generan impactos de diversa índole (18):
Consumo energético: Obtener una hoja de papel a partir de 100% de madera precisa 17 Wh y a partir de papel reciclado, 12 Wh. (19)
Consumo de agua (para obtener 1 Tn de papel se precisan 2 Tn de agua si se trata de papel reciclado o bien 15 Tn si se trata de papel de pasta química).
Vertidos, que contienen elevada carga contaminante (sólidos en suspensión, compuestos orgánicos halogenados, etc. ) y que han de ser depurados.
Residuos, aunque en su mayoría son no peligrosos
Afortunadamente, la industria papelera ha ido progresando en la mejora ambiental de sus actividades productivas y ha ido integrando paulatinamente procesos menos perjudiciales para el entorno.
Además, hay que considerar los efectos ambientales del entorno tecnológico que hace posible la impresión y los residuos que generan: tóner, embalajes, impresoras, faxes, etc.
2. Oportunidades para reducir el consumo de papel gracias a las TIC
Hoy en día las nuevas tecnologías nos facilitan la vida. Ahorramos tiempo en gestiones burocráticas sin esperar colas, hacemos transferencias sin desplazarnos de casa, .... Las ventajas que ofrecen son múltiples, pero entre ellas podemos destacar una: el ahorro de papel. Empresas, ciudadanos y organismos públicos se ven beneficiados a este respecto gracias a los nuevos servicios que ofrece la Sociedad de la Información. Vamos a hacer un repaso de las posibilidades que ofrecen las TIC para reducir el consumo de papel.
Eficiencia en el entorno de trabajo
El entorno laboral se ha visto inmerso en los últimos años en un enorme proceso de informatización, consiguiendo una mejora en la rapidez y eficacia de la gestión empresarial pero sin reducir visiblemente los niveles de consumo de papel, a pesar de que las nuevas tecnologías parecen evitar su uso.
Un oficinista utiliza de media 10.000 hojas de papel cada año. (5) Un empleado de Telefónica consume hoy 3.000 hojas al año.
Las tecnologías de la información, a las que en ocasiones se las culpa del aumento progresivo del consumo de papel, pueden contribuir a utilizar de modo más eficiente el papel en la oficina, obteniendo de modo paralelo un incremento de la productividad.
Este es el caso de la intranet corporativa. Cada vez es más frecuente que las empresas dispongan de intranet para compartir información interna. Además de facilitar el acceso a documentos internos para su consulta, un diseño adecuado de la intranet permite a la empresa realizar sus gestiones internas de forma más fácil y más eficiente, sin necesidad de formularios en papel, como tradicionalmente ocurría en procesos de compras, trámites relacionados con gestión de recursos humanos, etc.
El uso de herramientas colaborativas y de compartición del conocimiento son especialmente beneficiosas para las empresas que tengan empleados dispersados geográficamente o que necesitan acceso de un gran número de trabajadores a los recursos propios de la empresa, evitándose de este modo el uso del correo postal o de fax, que requieren consumir papel. Es evidente que el papel, como anclaje físico, dificulta la movilidad en el trabajo.
La mayoría de la información que se maneja internamente en una empresa no necesita ser almacenada en papel, por lo que la Intranet y otras herramientas pueden ser también un medio adecuado para que los empleados accedan a ese tipo de información, teniéndola siempre disponible. Además, con menos papeles en nuestras oficinas, perderemos menos tiempo en localizar la información necesaria para desarrollar nuestro trabajo.
Se estima que los empleados gastan entre el 25 y el 35% de su tiempo buscando la información que necesitan para realizar su trabajo. (4)
Una adecuada configuración del equipamiento ofimático en una oficina puede ser también clave para alcanzar el éxito en una campaña de reducción de papel. La posibilidad de imprimir a doble cara reduce a la mitad el consumo de hojas asociado a un documento. Incluso existen controladores software para impresoras, que permiten imprimir cualquier documento en menos espacio, gracias a la posibilidad de imprimir en “formato de libro” 4 páginas en una sola hoja de papel.
Por ello, muchas empresas han comenzado a afrontar el desafío de la oficina sin papel o con menos papel, implantando iniciativas de reducción del consumo de papel, motivadas en gran parte por sus políticas ambientales, necesidad de ahorro de costes, etc.
Telefónica ha puesto en marcha la iniciativa "Eficiencia en el Uso del Papel", con la que se pretenden impulsar distintas acciones encaminadas a la reducción del uso y consumo del papel. Las principales áreas de actuación que se desarrollarán son:
■ Consolidación de la impresión y fotocopia con equipos multifunción (instalación de estos equipos en outsourcing, fomento de la impresión a doble cara, reducción de impresoras personales, etc.) ■ Compra de papel reciclado ■ Campañas de comunicación a los usuarios para fomentar un consumo responsable del papel ■ Implantación de herramientas de productividad personal (compartiendo electrónicamente la información, facilitando la movilidad de las personas) ■ Gestión del consumo de papel (seguimiento de las compras y del consumo, etc.) ■ Eliminación de procesos basados en papel, etc. (3)
Las empresas del Grupo que participan en la iniciativa de la Oficina sin Papeles representan alrededor de un 70% del consumo de papel que se realiza en el Grupo Telefónica en España. Entre ellas están: Telefónica de España, Telefónica Móviles España, Telefónica Empresas, t-Gestiona, y Telefónica I+D. Esta iniciativa se inscribe dentro de la nueva cultura de trabajo que va a impulsar la compañía, en línea con los objetivos planteados en la Cumbre de Directivos celebrada en 2004. En concreto, la Eficiencia en el Uso del Papel forma parte de los proyectos que desarrollan el eje "Excelencia Operativa” y que vienen a alinearse con el compromiso adquirido por las empresas del Grupo de respetar el medio ambiente.
Desde 2004, Caja Madrid tiene en marcha una iniciativa orientada a reducir el consumo de papel, denominada Proyecto Cero Papel, concretada en 13 iniciativas que transformarán sus procesos de trabajo, incorporando masivamente las nuevas tecnologías que permitan la creación, distribución y almacenamiento de la documentación en formato electrónico. Las iniciativas que desarrollará esta entidad bancaria a lo largo de este proyecto de reducción de consumo de papel se distribuyen en dos grupos:
■ Iniciativas de transformación de procesos y sistemas de trabajo, mediante la creación de expedientes electrónicos, implantación de la firma electrónica, eliminación de listados en papel y eliminación de comunicaciones internas ■ Iniciativas de cambio cultural y educacional, mediante el envío de correspondencia por Internet a clientes, redefinición del puesto de trabajo (uso de pantallas planas TFT y Tablet PC), reuniones sin papel, comunicación y formación interna, etc.
Caja Madrid persigue ahorrar 630 toneladas de papel en los tres años que durará esta iniciativa. (1)
La implantación de medidas de eficiencia en el uso del papel implican ahorros económicos nada despreciables para una empresa, aunque en ocasiones tales medidas requieran la inversión en equipamiento que haga posible alcanzar esa eficiencia (equipos multifunción, escáner, etc.). Las mejores prácticas en la gestión de la impresión y fotocopiado recomiendan ir a un modelo de outsourcing de la impresión pagando por página impresa al proveedor, con lo que se evita la inversión en nuevos equipos, se ofrece un servicio con calidad y disponibilidad, mientras se controla el consumo.
Se estima que una empresa con 5.000 empleados que imprimiera sólo el 10% a doble cara ahorraría 260.000 dólares. (5)
De modo inmediato, se reduce el coste asociado a la adquisición del papel, aunque hay que tener en cuenta otros ahorros directos añadidos, como son los derivados de reducir, entre otras, las necesidades de:
impresión y fotocopiado (costes de mantenimiento y reparación de equipos, outsorcing, compra de cartuchos de tóner y tinta, etc.)
distribución (costes de envío postal, por ejemplo)
almacenaje (la reducción de necesidades de espacio se traduce a valor monetario en base a los precios de mercado del m2 de oficina en las zonas donde se ubican las empresas)
Las estimaciones varían de una empresa a otra, pero puede decirse que el coste de comprar una hoja supone sólo entre el 3% y el 7% de todos los costes generados por el uso posterior de esa hoja. (7)
Telefónica I+D ha estimado un valor económico de 11,5¤ por cada 100 impresiones, teniendo en cuenta los costes de adquisición, mantenimiento y reparación de la impresora, el tóner y los gastos de recursos humanos (operadores).
Otros beneficios menos directos pero también relevantes, que se consiguen con una política empresarial orientada a la “oficina sin papel”, pueden ser la mejora de la reputación de la empresa, así como el aumento de eficiencia en sus procesos obteniendo mayores niveles de productividad. El tiempo también es dinero.
En la medida en la que el negocio de una empresa se base en el uso de documentación, los efectos económicos derivados de la optimización del uso del papel y del uso de información en formato electrónico serán más evidentes.
Las compañías aseguradoras son una muestra de empresas que manejan un gran volumen de información y que necesitan hacerlo de modo eficiente. Por ello, cada vez es más frecuente que este tipo de entidades digitalicen su documentación y la almacenen en archivos electrónicos, permitiendo el acceso rápido y fácil a cualquier empleado de la empresa. Una empresa de seguros norteamericana estima un ahorro de 40.000 dólares cada año en costes laborales gracias a su centro de documentación digital. (6)
Movilidad y colaboración
Acceder a la información donde sea y cuando sea. Esa es la necesidad que muchas empresas tienen hoy en día para adaptarse a las exigencias de sus clientes y para seguir manteniendo posiciones competitivas en el mercado. Por ello, la incorporación paulatina de soluciones de movilidad ofrecen nuevas posibilidades para que sus empleados puedan trabajar sin cables y sin papeles, permitiendo el acceso seguro y en tiempo real a toda su información.
Este tipo de servicios de telecomunicaciones posibilita el trabajo en equipo de manera eficaz, eliminando obstáculos geográficos y organizativos. Este hecho favorece particularmente la expansión del teletrabajo, con las importantes consecuencias sociales y ambientales que conlleva su práctica.
Telefónica Publicidad e Información (TPI) es un claro ejemplo de cómo una empresa puede aprovechar las ventajas que ofrecen los servicios de movilidad. En particular, esta empresa ha “virtualizado” su red comercial de oficinas en España, que ha implicado la dotación de movilidad a 700 comerciales mediante el uso de portátiles, conexión ADSL y móvil. La gestión comercial de ofertas y facturas se realiza por medios electrónicos, posibilitando la eliminación del centro de impresión. El 50% de la plantilla teletrabaja, lo que ha supuesto la digitalización de toda la información comercial de esta empresa.
El desarrollo de los servicios de movilidad es posible gracias a la utilización de PCs portátiles y de otros equipos de nueva tecnología, como pueden ser los PDAs (Personal Digital Assistant), etc. Estos dispositivos,“ordenadores de mano”, fueron originalmente diseñados como agendas electrónicas, pero hoy en día disponen de las mismas funcionalidades que un ordenador convencional. A este tipo de dispositivos se les puede conectar un teclado, que permite escribir “electrónicamente” en cualquier sitio, sustituyendo al bloc de notas tradicional y permitiendo un puesto de trabajo más itinerante todavía que con el portátil.
También es preciso destacar, como elemento impulsor de la utilización de servicios de movilidad y su aplicación en el teletrabajo, la existencia de tecnologías wi-fi (wireless fidelity), que hacen posible que los usuarios accedan a Internet y a las redes locales de su empresa a través de banda ancha y de forma inalámbrica, tanto desde su propio lugar de trabajo como desde entornos públicos o privados de uso público.
Cabe resaltar, en este breve repaso sobre las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías para promover la oficina móvil y sin papeles, la tecnología inalámbrica de conectividad Blackberry, que proporciona acceso a diversas aplicaciones de dispositivos inalámbricos en todo el mundo. Entre las posibilidades que ofrece esta tecnología, destacan las posibilidades de acceder al correo electrónico en cualquier lugar y de integrar las funcionalidades de teléfono, SMS, navegador y organizador en un solo dispositivo.
Por otra parte, el desarrollo de los sistemas UMTS y 3G también influirán en la expansión de los servicios de movilidad, a medida que exista una mayor disponibilidad de terminales.
Trámites administrativos sin papeles
Hoy en día, las administraciones públicas impulsan la puesta en marcha de proyectos destinados a potenciar sus servicios hacia los ciudadanos, las empresas u otras administraciones, a través de las nuevas tecnologías. El desarrollo de la e-administración o administración electrónica ofrece una serie de ventajas socio-económicas indudables, derivadas de la rapidez y flexibilidad con la que se realizan los trámites administrativos, la simplificación de la burocracia, el aumento de la eficiencia, etc. (8) También la administración electrónica conlleva una clara ventaja ambiental, fundamentalmente en lo que supone de reducción del uso de documentos en papel.
Muchas gestiones administrativas realizadas por los ciudadanos o empresas en organismos públicos han requerido hasta hace poco la tramitación de documentación en papel (habitualmente, un impreso y alguna información complementaria). Si leemos la definición de “papeleo” en el diccionario, podemos comprobar que este término se asigna al exceso de trámites en la resolución de un asunto. Es decir, el papel ha estado tradicionalmente ligado a la realización de trámites, pero afortunadamente algo está cambiando al respecto.
Las ventajas que ofrece la e-administración a este respecto radican no solo en la posibilidad de acceder a los formularios en formato electrónico, sino a la tramitación telemática de éstos, eliminando prácticamente la necesidad de papel.
El Gobierno español ha puesto en marcha el Plan Conecta para el desarrollo de la Administración electrónica en España 2004-2007. Entre los proyectos que se desarrollarán está el proyecto CERTIFICA, para el desarrollo de sistemas de interacción de datos entre las administraciones públicas y el ciudadano. A este respecto se pretende eliminar el 80% de los certificados en papel que actualmente la Administración española exige al ciudadano, que serán reemplazados por certificados por Internet, con validez jurídica. De este modo, desaparecerá la necesidad de aportar documentos de forma reiterada a diferentes organismos de la administración. (10)
Recientemente, la Comunidad de Madrid ha presentado el plan “Papel 0” o plan de simplificación administrativa, que permitirá a los ciudadanos realizar una amplia gama de trámites desde casa y sin necesidad de desplazarse a ningún organismo oficial. (11)
Los procesos internos entre las distintas Administraciones se ven beneficiados por la incorporación progresiva de actuaciones encaminadas a una “Administración sin papeles”.
La Administración vasca es un claro ejemplo de implantación de iniciativas encaminadas a la reducción del papeleo burocrático. Desde hace unos años, los presupuestos vascos se presentan únicamente en CDROM, con el consiguiente ahorro de papel. Además, desde 2004 toda la documentación entre el Gobierno y Parlamento vasco se transmiteencriptada a través de la Internet, junto con la firma digital que asegura la validez legal necesaria. (9)
Al igual que sucede con las transacciones comerciales, la seguridad es tenida en cuenta, por lo que este tipo de aplicaciones utilizan la firma electrónica.
Transacciones comerciales a través de la Red
El comercio electrónico es un buen ejemplo del uso de las nuevas tecnologías en la implementación de la Nueva Economía. Fue definido en 1997 por la Comisión de Comunidades Europeas como “cualquier actividad en la que las empresas y consumidores interactúan y hacen negocios entre sí o con las administraciones por medios electrónicos”. (37)
Cada vez son más las empresas que realizan sus operaciones comerciales utilizando las nuevas tecnologías. Los procesos de compras están cada día más informatizados y ya no exigen el uso masivo de papel, como ocurría antes. De hecho, un aspecto fundamental en las transacciones comerciales como es la facturación, tradicionalmente ligada al consumo de papel, se ha visto beneficiado de los avances tecnológicos al desarrollarse la factura electrónica.
Sin entrar en detalles técnicos, podemos definir la factura electrónica como un documento electrónico que contiene los datos de una factura tradicional y que ha sido firmada digitalmente.
Entre las ventajas que ofrece la factura digital frente a la tradicional, podemos destacar el importante ahorro de papel que supone a las empresas no tener que generar la factura impresa, además de otros beneficios como la reducción del espacio físico dedicado al almacenamiento de documentación, reducción de errores, agilidad del proceso, etc.
A pesar de la reticencia de algunos empresarios a utilizarla, la factura electrónica está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel, gracias a la existencia de legislación al respecto, lo que asegura su validez legal. Actualmente, muchas empresas proveedoras de productos degran consumo ya utilizan la factura electrónica. En España, más de 3.000 empresas son usuarias.
Telefónica de España puso en marcha en junio de 2002, la e-factura, que elimina la edición de la factura en papel. En diciembre de 2004, 120.000 clientes estaban suscritos al servicio efactura, lo que supuso en ese año la edición de 1.252.827 facturas electrónicas. El servicio e-factura, junto con la impresión de facturas en papel a doble cara y el ensobrado conjunto para clientes con varias líneas ha supuesto una reducción en el consumo de papel en facturación del 1,89% en el año 2004. (46)
La banca es un ejemplo de aplicación de las nuevas tecnologías en transacciones comerciales. Cada vez son más los bancos que ofrecen servicios alternativos por Internet y aquellos que sólo operan en la red van captando mayor número de clientes.
Los bancos que ofrecen servicios por Internet se pueden clasificar en tres tipos:
Los que tienen actividades de apoyo a la actividad normal desde Internet como Caja Madrid y La Caixa
Los que realizan todas sus operaciones por Internet (e-banks), como uno-e
Aquellos que promocionan el uso de Internet entre sus clientes, incluyendo productos financieros atractivos sólo accesibles en Internet, como ebankinter
La gestión online de las operaciones bancarias reduce el consumo de recursos como el papel, debido a la eliminación de impresos. Además, la necesidad del cliente de conocer el estado de sus cuentas puede quedar resuelta al estar disponible en Internet la información más actualizada sobre sus movimientos bancarios, dejando la decisión de imprimirlos o no al cliente. Esta circunstancia puede favorecer que las entidades reduzcan los envíos de correspondencia por correo postal, que puedan ser más espaciados en el tiempo o incluso, ser suprimidos.
Entre las iniciativas que integran su Proyecto Cero Papel para reducir el consumo de papel, Caja Madrid incentivará la correspondencia electrónica a través de Internet. Desde marzo de 2004, a través de un proyecto piloto, unas 10.000 personas utilizan este nuevo sistema. Se espera que en 2007, unos 200.000 clientes se beneficien de este sistema, con el que además se espera reducir unas 115 toneladas de papel en tres años, salvando unos 1.700 árboles. (1)
“Extracto ecológico” es una iniciativa de Caixa Terrassa orientada a lograr la conservación de los recursos naturales, mediante la reducción del consumo de papel y la aportación de fondos para proyectos de reforestación y conservación de ecosistemas y de la biodiversidad. A través de esta iniciativa, iniciada en mayo de 2004, los clientes dados de alta en este servicio pueden consultar extractos y documentos a través de la red. Se estima que en el periodo comprendido entre mayo de 2004 y mayo de 2005 se han dejado de generar en formato papel, más de 3.000.000 de documentos. Además del ahorro considerable de papel, por cada cliente que se dé de alta en este servicio, se dona un euro a DEPANA (Defensa del Patrimonio Natural). (27)
El correo electrónico, otra forma de comunicación
Gracias a las nuevas tecnologías, existe un modelo de comunicación interpersonal totalmente integrado en nuestra sociedad, como es el correo electrónico.
Aunque hay estimaciones que hablan de que una empresa puede incrementar el consumo de papel en un 40% como consecuencia del uso de correo electrónico (2), puede decirse que realmente la transmisión de un mensaje de correo electrónico no exige el uso de papel y que su envío a la impresora está más bien motivado por el hábito del receptor del mensaje de leer en papel y no en la pantalla, o de archivar información en soporte físico.
Respecto a la capacidad de sustituir a otros medios de transmisión de información que emplean papel, es evidente que las nuevas TIC y muy especialmente el correo electrónico inciden de forma acusada en el uso de otros medios tradicionales, como puedan ser el correo postal o el fax.
No obstante, se puede afirmar que hoy por hoy no existen indicios claros de que el correo electrónico sustituya por completo al correo tradicional, sino que más bien actúa como complemento de ellos. En cambio, sí que existe una clara tendencia a reducirse el uso del fax.
En 2004, la Cámara de Comercio de Madrid y Secretariaplus. com realizaron un estudio sobre el uso de Internet y el correo electrónico en las empresas, mediante una encuesta dirigida a secretarias de compañías españolas. Según las participantes en este estudio, el correo postal se sigue utilizando fundamentalmente para envíos importantes o para publicidad, aunque su uso se ha reducido ligeramente en estos años. Lo que sí parece evidente es que el correo electrónico afecta más intensamente al uso del fax, con el consiguiente efecto sobre el consumo del papel, puesto que el 55% afirmaron que en su empresa el uso del fax se ha visto reducido a un 50% ya que utilizan preferentemente el correo electrónico. (14)
Hasta hace poco, el Instituto Nacional de Estadística enviaba mensualmente unas 15 notas de prensa a los medios de comunicación de toda España utilizando el fax, con el consiguiente consumo de papel en todas las redacciones. A partir de marzo de 2005, este organismo ha comenzado a enviar sus notas informativas por correo electrónico. (12)
Cabe destacar también la aplicación del correo electrónico para el envío y recepción de faxes, en lo que se denomina “fax en red”, sin utilizar papel.
Por otra parte, el correo electrónico, además de utilizarse para la transferencia de información, está actualmente empleándose en una actividad también muy ligada al uso del papel, como es la publicidad. El marketing por correo electrónico o el e-marketing está considerado como un arma de ventas muy efectiva y a menor coste que las opciones tradicionales en prensa o buzoneo, ofreciendo como principal ventaja ambiental, la ausencia de papel.
La educación on line
La teleeducación es un concepto empleado desde hace años que se ha visto reforzado gracias al uso de Internet, contribuyendo a la mejora de la calidad y difusión de la educación. (47)
Muchos son los que han de recurrir a la formación online o en CD-ROM para tener acceso a la misma (zonas rurales, problemas de movilidad, etc.), en la que los libros y apuntes son sustituidos por ebooks, páginas web y documentos electrónicos. Aunque el empleo de las tecnologías reduce las necesidades de papel, pueden existir efectos rebote (hábito de imprimir los documentos electrónicos, por ejemplo) que impidan la desaparición total del papel asociado a dicha actividad.
La Open University realizó un estudio en el que comparaba el impacto ambiental de cursos presenciales (campus), on line y por correspondencia, en el cual se analizaba el consumo de papel estimado en cada tipo de formación. Para el estudio se solicitó a los alumnos que estimaran la cantidad de papel que consumían en sus cursos, en el que se contabilizaban fotocopias, impresión de e-mails y del material de Internet, así como los libros propios que usaban. Entre otras conclusiones, se dedujo que el consumo de papel en los cursos presenciales (en campus) y por correspondencia era similar. En lo que respecta al curso on-line, se comprobó que el consumo de papel asociado a esta modalidad de formación suponía la mitad del consumo de papel empleado en las otras dos modalidades (presencial y por correspondencia) sumado. Las razones que justificarían el consumo de papel en el curso on-line sería la impresión de la documentación por razones de portabilidad, la facilidad de lectura en papel, la facilidad de encontrar el material, tomar notas y tener una copia de la documentación. (40)
Además de la formación online, existen ya algunas experiencias piloto en escuelas que han sustituido los papeles por el empleo de PDAs y teléfonos móviles, con los que además de tomar apuntes, se conectan a Internet para consultar los temarios y organizar las tareas.
La eliminación total del papel asociado a la educación es aún intangible, sin embargo, la implantación de las nuevas tecnologías en el ámbito educativo contribuirá a la reducción paulatina de las necesidades de papel.
Publicaciones digitales
La adopción del nuevo estilo de vida que impone la Nueva Economía incrementa las necesidades de información y de vías destinadas a su consumo. Las nuevas tecnologías se integran dentro de este nuevo concepto de información.
El primer periódico en soporte electrónico Apareció en 1979 en Birmingham, llamado Viewtel 202. Se consideraba como un servicio complementario del diario Birmingham Post and Mail y se recibía mediante Teletexto.(23)
Cada día se lanzan nuevas formas de publicación: más flexibles, económicas, cómodas y de rápida actualización. La tendencia actual de las publicaciones es la sustitución progresiva del formato impreso por el electrónico, o al menos, la creación de ediciones digitales como complemento a las ediciones impresas. Periódicos, revistas, ... se apuntan a este concepto, pues existe demanda en este sentido.
La mayor parte de encuestas de opinión concluyen que el principal uso de Internet es para obtener información. Las visitas a periódicos y revistas online se encuentran entre los usos más frecuentes. (31) y (32)
Dentro de las ventajas que las publicaciones online ofrecen es destacable la eliminación de ciertos costes (asociados a impresión y distribución en papel), mayor flexibilidad (la información puede consultarse en cualquier sitio con acceso a Internet) y una mejora del acceso a la información (más actualizada). Asimismo, se eliminan los excedentes de publicaciones impresas en papel pero no vendidas, con el consiguiente ahorro de papel y de reciclado de las ediciones obsoletas.
La adopción de la publicación electrónica ha tenido diferente acogida según el tipo de información que proporciona. Los casos con mayor éxito han sido:
Enciclopedias multimedia (Encarta o la enciclopedia Británica), las cuales son más económicas que las tradicionales y ocupan menos espacio (26)
Manuales técnicos
Periódicos electrónicos (que tienen gran atractivo por la rapidez con la que son actualizados).
En definitiva, los recursos de consulta son los más demandados, lo que confirma la desventaja de estas publicaciones en papel, que fácilmente se vuelven obsoletas.
Por otra parte, la presentación de los artículos y contenidos en los periódicos o revistas digitales (mediante el uso de enlaces de hipertexto) favorece una “impresión bajo demanda responsable”, de tal modo que sólo se imprime lo realmente necesario.
Un análisis de ciclo de vida comparó los efectos ambientales (no solo el consumo de papel) de un periódico impreso, un periódico on-line y un programa de TV. Entre otras conclusiones, se dedujo que 10 minutos de lectura de noticias en un periódico on-line suponía menor impacto ambiental que ver 25 minutos de un programa de noticias de TV o leer el 43% de un periódico tradicional (30).
Los libros online han tenido peor acogida, y a pesar de que ya se están ofreciendo bastantes títulos tanto clásicos como nuevos, aún el público prefiere los libros en papel. Sin embargo, se espera que con el lanzamiento de equipos orientados a la lectura en formato electrónico (papel electrónico), esta tendencia cambie. Entre sus ventajas más destacables se encuentra la posibilidad de incluir varios libros, con los beneficios correspondientes que eso conlleva en cuanto al ahorro de papel.
Por otra parte, otras empresas tienen su “tienda” en la red y ofrecen sus productos en catálogos y en propaganda virtual, ahorrando así los costes de impresión y distribución de los documentos y aumentando sus canales de venta.
BMG Music Service es una compañía que vende música por Internet. Envía periódicamente catálogos con información de productos a través del correo electrónico, con el consiguiente ahorro de papel asociado a la impresión. (38)
3. Dificultades para alcanzar una sociedad “sin papeles”
El uso de las nuevas tecnologías para impulsar la reducción del consumo de papel no siempre resulta fácil, sino que requiere vencer algunas barreras que pueden surgir en su desarrollo.
Malos hábitos de imprimir
La tecnología ha puesto a nuestra disposición numerosas herramientas que pueden ayudar a las empresas para la reducción del consumo de papel, pero no siempre se logran los objetivos deseados. Si los implicados no se conciencian y no cambian sus hábitos, el consumo de papel puede llegar incluso a incrementarse.
Aunque se disponga de acceso a contenidos en formato digital, es evidente que los documentos electrónicos se siguen imprimiendo debido a diferentes causas:
Incomodidad de lectura en pantallas, cuyas causas se describen en un apartado posterior
Comodidad para trabajar (se pueden hacer anotaciones en él) y para transportarlo (puede llevarse a cualquier lugar)
Sensación psicológica de que es más serio un documento impreso que uno en formato electrónico
Implantación escasa de la firma electrónica, etc
La facilidad de imprimir documentos electrónicos ha aumentado con la disponibilidad de impresoras. En la mayor parte de los casos, conlleva un consumo de papel excesivo, ya que se estima que de cada 10 hojas que imprimimos sólo leemos una. (42)
Por ello, es importante tomar conciencia de que se debe alcanzar un consumo de papel responsable. En caso de oficinas y empresas, han de realizarse modificaciones sustanciales a nivel operativo, a fin de que se facilite el trabajo en el PC y online, mediante la creación de herramientas electrónicas y procedimientos que faciliten el trabajo electrónico y promuevan el ahorro de papel.
En Bruselas se ha puesto en marcha un proyecto piloto en empresas públicas y privadas, con el fin de analizar el potencial de ahorro de papel y energía gracias a un uso adecuado de las TIC. La conclusión principal es que es posible una reducción del consumo de papel entre el 10 y el 30% sólo haciendo buen uso de las tecnologías disponibles. En la región de Bruselas supondría un ahorro de entre 1.900 y 5.700 toneladas de papel por año. (34)
¿Qué hace Telefónica a este respecto? ■ Desarrollo de una campaña de sensibilización a los empleados del Grupo para reducir el consumo de papel ■ Eliminación de dispositivos de impresión personales ■ Eliminación de faxes y reemplazo por un servicio de fax virtual
Dificultad de lectura en los monitores Existe una circunstancia que parece irrefutable a la hora de “convivir” con los documentos electrónicos: no los leemos igual en pantalla que en papel, por lo que tendemos a imprimirlos para su lectura.
La aparición de fatiga visual es una de las consecuencias frecuentemente ligadas a la lectura de textos electrónicos, aunque también pueden influir las circunstancias del puesto de trabajo (mala iluminación, contrastes inadecuados, etc.)
Asimismo, existe una serie de circunstancias que justifican las diferencias en cuanto a comprensión y comodidad de lectura, entre las que pueden destacarse las siguientes:
Las directrices ergonómicas son distintas. La correcta lectura de un texto escrito requiere una inclinación y distancia al texto, distintas que para leer en pantalla, lo que no solemos tener en cuenta.
La orientación de las páginas en muchos textos de Internet es horizontal en vez de vertical, lo que predispone a unos renglones largos, que resultan más cansados de leer. También la resolución es menor en textos electrónicos.
Genaralmente no se tiene una visión de conjunto en el texto en formato electrónico
Por todo ello, la velocidad de lectura es aproximadamente un 30% menor y los lectores tienden a reducir el número de palabras que leen, por lo que la comprensión y retención se reduce un 50%. (50)
¿Qué hace Telefónica a este respecto? Instalación de pantallas TFT en los puestos de trabajo del Distrito-C, ubicación futura del Grupo Telefónica en Madrid.
Necesidad de nuevos equipamientos y tecnologías
Además del cambio de hábitos del que se ha hablado, puede ser necesario realizar una inversión en equipamiento a fin de alcanzar niveles de consumo reducidos, sin perder la operatividad. Los equipos más recomendados para trabajar sin papel serían:
Pantallas planas TFT: Permiten la lectura más cómoda en la pantalla
Tablet PC: Permite hacer anotaciones manuales en un documento electrónico y se puede transportar fácilmente
Herramientas de compartición del conocimiento y gestión documental
Papel electrónico: Aún en desarrollo, es similar al papel tradicional. En él podremos llevar varios libros, incluso leer el periódico con tan sólo un dispositivo del tamaño de una hoja y el grosor de una cartulina. Posiblemente será el equipo que en el futuro consiga gran aceptación y permita una reducción más elevada del consumo de papel.
Asimismo, gran parte de las iniciativas desarrolladas por empresas para conseguir eliminar el papel en sus procesos internos, incluyen la incorporación de equipos anteriormente mencionados, así como equipos multifunción, que permiten integrar las funciones de impresión, escaneado, copiadora y fax, consiguiendo ahorros económicos y de espacio, sin olvidar la versatilidad que estos equipos ofrecen.
¿Qué hace Telefónica a este respecto? ■ Consolidación de la impresión en equipos multifunción ■ Introducción de herramientas de movilidad, colaboración y compartición del conocimiento.
4. Conclusiones
Hace una década, se predecía el fin del consumo de papel. Las previsiones sobre una “oficina sin papel” aparecían con más fuerza a medida que la sociedad se digitalizaba.
Hoy en día podemos afirmar que no parece previsible la eliminación absoluta del uso de papel en nuestra sociedad, mientras no se consigan soluciones tecnológicas que suplan las circunstancias que mantienen vivo el consumo de papel. La facilidad de impresión de la documentación, la desconfianza hacia la firma electrónica, la facilidad de transporte y manejo del papel, entre otras causas, le hacen prevalecer.
La colaboración de las administraciones públicas parece imprescindible para fomentar la sociedad de la información con menos papel. Un paso definitivo sería un apagón analógico en telecomunicaciones, de tal modo que fuera imprescindible la comunicación electrónica con la administración.
En cualquier caso, es fundamental que la sociedad continúe adoptando medidas para alcanzar un consumo responsable de papel, para así obtener ahorros económicos apreciables, incrementar los niveles de productividad y conseguir beneficios ambientales como valor añadido. Como hemos visto, las telecomunicaciones pueden contribuir a vencer este desafío.
Multifunctional electronic media- Traditional media. The problem of an adequate functional unit. A case study of a printed newspaper, an internet newspaper and a TV broadcast. Roland Hischier and Inge Reichart, 2003, http://www.empa.ch/plugin/template/empa/*/21841/---/l=1
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